Dinko

Senior Vice President and Managing Director Dell EMC, Enterprise Sales Deutschland

Raus aus dem Rückwärtsgang: So gelingt CIOs der Umbau der eigenen Organisation

Von Dinko Eror, Geschäftsführer EMC Deutschland

Die Digitalisierung überfordert die „alte“ IT, deshalb brauchen die Unternehmen eine neue. Den erforderlichen Um- und Aufbau sollten IT-Verantwortliche tunlichst selbst übernehmen, und zwar ohne zu Zögern. Denn dann könnte die IT vom „Getriebenen“ erneut zum Treiber werden – und das ist überfällig.

Klar ist: In der IT kann nichts bleiben, wie es einmal war. Die fortschreitende Digitalisierung aller Geschäftsbereiche verlangt nach neuen Ressourcen, Diensten und Bereitstellungsformen. Und die können zentralisierte IT-Organisationen mit herkömmlichen Rechenzentren nun einmal kaum noch liefern.

Weniger klar ist dagegen vielerorts, wer den Um- und Aufbau zu einer „neuen“, dezentralen IT vorantreiben kann. Denn viele CIOs und IT-Verantwortliche tun dies bisher nicht, oder zumindest nicht beherzt genug. Stattdessen klagen sie über Überforderung, ungenügenden Rückhalt bei Geschäftsführung und Fachbereichen und die zunehmende Verlagerung von Entscheidungsmacht aus dem eigenen in andere Organisationsbereiche.

CIOs „im Rückwärtsgang“?

So ergab eine EMC-Umfrage unter 2.471 Führungskräften aus ganz Europa beispielsweise, dass 68 Prozent der befragten CIOs meinen, ihre Organisation behindere schon heute Innovationen. 69 Prozent rechnen bereits fest damit, dass ihre eigene Organisation die Anforderungen der Fachbereiche schon bald nicht mehr zufriedenstellend erfüllen kann. Und 58 Prozent gehen deshalb sogar davon aus, dass ihre Organisation als solche künftig nicht mehr fortbestehen, sondern weitgehend durch Cloud-Dienste und Outsourcing-Dienstleister ersetzt werden wird.

Diese Selbstzweifel erscheinen verständlich. Doch sie sind auch unnötig. Denn letztlich steckt hinter jedem von ihnen ein konkreter, klar umrissener Handlungsbedarf. Und den könnten die IT-Verantwortlichen angehen, statt „im Rückwärtsgang“ zu verharren.

Die IT soll dezentraler werden und teilweise mit anderen Geschäftsbereichen verschmelzen? Dann muss das jemand organisieren. Die Geschäftsführung will einen Großteil der vorhandenen IT-Ressourcen in die Cloud verlagern? Dann muss jemand die Verlagerung planen. Die Fachbereiche brauchen neue Anwendungen? Dann muss sie jemand entwickeln und bereitstellen.

Und wer, wenn nicht die IT-Organisation könnte all das leisten? Sicher: Teile all dieser Aufgaben könnten auch die Geschäftsführung, Fachbereichsmanager oder externe Dienstleister übernehmen. Doch das Know-how und die Erfahrung, die es braucht, um alles mehr oder weniger gleichzeitig und im Zusammenhang voranzutreiben, haben nur der CIO und seine Mitarbeiter.

Nicht zögern, sondern handeln

Sie merken, worauf ich hinauswill: Hinter vielem, was zunächst eine Bedrohung für die Unternehmens-IT darzustellen scheint, verbirgt sich tatsächlich eine Chance – jedenfalls für jene, die Sie zu nutzen verstehen.

Höchste Zeit also, dass CIOs und IT-Verantwortliche diesen Zusammenhang erkennen – und in Sachen IT-Umbau erneut die Führung übernehmen. Der Weg zu diesem Ziel führt über das klare Benennen der Handlungsbedarfe in Unternehmen und IT, über das explizite Beanspruchen der Verantwortung für entsprechende Veränderungen, und das Entwickeln überzeugender Zielvorstellungen und Pläne.

Wer vom „Getriebenen“ zum „Treiber“ werden will, kann beispielsweise:

1. Verantwortung beanspruchen

Wer den Umbau der Unternehmens-IT übernimmt, braucht Freiraum, Ressourcen und den Rückhalt von Geschäftsführung und Fachbereichen. All das bekommen Sie am einfachsten, wenn Sie offen und verständlich mit den jeweiligen Managern sprechen: Sagen Sie, dass Sie die Verantwortung für den Umbau übernehmen werden, und erklären Sie die nächsten Schritte (vgl. 2. Bis 5.). Gehen Sie dabei nicht davon aus, dass die anderen Führungskräfte ihnen die entsprechende Kompetenz ohnehin zugeschrieben hätten – 36 Prozent der in der erwähnten EMC-Untersuchung befragten Business-Manager nehmen an, das Entwickeln der IT-Strategie sei ihre Aufgabe und nicht die des CIOs.

2. Erwartungen klären, Grenzen erläutern

Betreiben Sie im Nachgang zu diesen Gesprächen gleich „Expectation Management“. Der bevorstehende Umbau dürfte einige Zeit kosten, und während dieser Zeit werden ihre Mitarbeiter tatsächlich nicht jede Anforderung aus den Fachbereichen erfüllen können. Besprechen Sie also vorher, was möglich sein wird, und was nicht, und werben Sie für Verständnis. Ganz wichtig dabei: Machen Sie keine Versprechen, die Sie nicht einhalten können!

3. Ein Zielbild entwerfen, Prioritäten setzen

Nach diesen Vorbereitungen können Sie mit der eigentlichen Planungsarbeit beginnen: Stimmen Sie sich mit Geschäftsführung und Fachbereichen ab und entwerfen Sie ein erstes Zielbild von der „neuen“ IT: Welche Ressourcen und Dienste werden künftig gebraucht? Welche Anforderungen ergeben sich daraus? Wie wird die „neue“ IT-Organisation aussehen? Leiten Sie dann aus diesem Zielbild die notwendigen Veränderungsvorhaben ab, und priorisieren Sie diese – alles Gleichzeitig werden Sie kaum schaffen. Ganz wichtig: Präsentieren Sie die Resultate dieses Planungsschrittes unbedingt bei der Geschäftsführung, bei den Fachbereichs-Managern und in ihrer eigenen Organisation.

4. Den Übergang vorbereiten 

Arbeiten Sie anschließend einen möglichst konkreten Plan für den Übergang von alter auf neue IT aus (vgl. hierzu meinen letzten Beitrag zur „bi-modalen IT“!): Überlegen Sie beispielsweise zunächst, welche Ressourcen und Dienste grundsätzlich etwa aus dem Rechenzentrum in die Cloud verlagert, welche Arbeiten an Dienstleister übertragen und welche neuen IT-Ressourcen beschafft werden sollen – und erarbeiten Sie dann Meilensteine für die entsprechende Umsetzung. Schreiben Sie alles in ein entsprechendes Übergangskonzept.

5. Die eigenen Mitarbeiter einbinden

Wenn Sie die notwendigen organisatorischen und planerischen Voraussetzungen geschaffen haben, ist es an der Zeit, die Mitarbeiter in der IT-Organisation über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren. Erklären Sie die Hintergründe und den Inhalt dessen, was Sie gemeinsam mit Geschäftsführung und Fachbereichen entschieden haben, und stellen Sie Ihren Plan sowie das Übergangskonzept vor. Nehmen Sie sich anschließend außerdem die Zeit, die Rückmeldungen ihrer Fachleute anzuhören und zu berücksichtigen. So gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter nämlich höchstwahrscheinlich als Unterstützer für alles, was als nächstes kommt – und ohne Unterstützer dürften Sie das Bevorstehende kaum bewältigen.

Fazit

Die Digitalisierung und der dafür erforderliche Umbau der Unternehmens-IT wecken bei vielen Managern Befürchtungen. Das ist verständlich, aber unnötig. Wer plant und handelt, statt zu zweifeln und zu zögern, dem bieten die bevorstehenden Veränderungen jede Menge Gestaltungsspielraum – und die Aussicht darauf, künftig noch strategischer, noch näher am Geschäft und noch wertsteigernder zu arbeiten als je zuvor.

Und die sollte sich keiner von uns entgehen lassen.